Как планировать время, чтобы всё успевать

Хорошие привычки свойственны успешным людям. Одна из самых полезных – эффективное планирование времени. Каждому человеку известна ситуация, когда день проходит в напряженной работе, а результат не оправдывает ожиданий. Более того, возникает еще большая загруженность и напряжение.

Правильное планирование с легкостью решит эту проблему. Вы не только сможете справиться со всеми намеченными целями и делами, но и сохраните запас энергии и сил.

Принцип 70/30

Специалистами давно доказано, что ежеминутное планирование своего дня не приведет к ожидаемым результатам. Невозможно просчитать все вплоть до минуты. У жизни свое расписание, в которой всегда есть место неожиданностям и непредвиденным обстоятельствам.

К тому же стоит отметить, что, если человек все же попытается контролировать свой день по секундам, он постепенно начнет превращаться в робота, где нет места полноценному отдыху и обыденным радостям.

Какой самый оптимальный выход? Существует методика, предполагающая планирование 70% времени. Стоит помнить, что «эффект неожиданности» присутствует в нашей жизни ежедневно, поэтому оставшиеся 30% держите про запас.

Думайте о завтрашнем дне

Если вписать эту привычку в каждодневную жизнь, ваши дела заметно пойдут вверх. Приучите себя каждый вечер думать о делах, которые предстоит разрешить уже завтра. При этом специалисты советуют визуализировать намеченные планы. Заведите ежедневник, где вы сможете записывать то, что хотите реализовать.

Разделите свою записную книжку на несколько столбцов. С левой стороны помечайте приоритетные задачи, с правой – менее важные дела, не отличающиеся большой срочностью. В исключительных обстоятельствах их можно отложить, но старайтесь не откладывать в долгий ящик.

Справились с каким-то делом? Не забудьте вычеркнуть его из списка. Это нужно для того, чтобы ощущался прогресс. Он восполнит ваши силы и будет вдохновлять на дальнейшие подвиги. Постоянно убывающий список задач также служит подтверждением того, что вы успешно справляетесь с намеченным планом.

Психологи дают интересный совет. В конце каждого дня записывайте в ежедневнике ободряющие фразы, побуждающие к действию. Они не только простимулируют на следующий день, но и позволят не расслабляться раньше времени.

Большая часть приходится на утро

Важный совет: постарайтесь разрешить большую часть своих дел до обеда. Почему это работает? Стоит вам увидеть, что все важные и запланированные задачи успешно сделаны, вы почувствуете невероятную легкость.

Проведите обеденный перерыв с пользой. В эти минуты лучше всего сделать звонки близким людям, ответить на пропущенные вызовы или оплатить коммунальные услуги. На вечернее время остается самый минимум, в особенности те дела, которые доставляют удовольствие и расслабление.

Отдых во время работы

Правила планирования рабочего времени подразумевают не только действия, но и отдых, который является обязательным условием. У каждого человека есть свои потребности в наличии и продолжительности свободного времени. Однако специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что лучше всего зарекомендовал себя такой метод: вы работаете 50 минут, при этом на отдых выделяете 10. Поначалу можно посвящать делам 45 минут, делая перерыв на 15.

Как эффективнее использовать время на отдых? Наилучшим вариантом будет не кратковременный сон или социальные сети, а физические упражнения. Если ваша работа связана с компьютером, обязательна разминка для глаз и шеи. Полезным занятием будет и легкий перекус, уборка рабочего места, саморазвитие или необходимые телефонные звонки.

Реальные планы

В погоне за достижением каждодневных задач не стоит вдаваться в крайности. Не берите на себя невыполнимые объемы работ. В этом случае вы всё равно не успеете сделать всё, что намечено, тем самым будете чувствовать неудовлетворенность в конце дня. Рассчитывайте свои силы и составляйте рациональный список.

Здесь стоит отметить важный момент. Не путайте планы с целями, которые могут и должны быть трудновыполнимыми. Планирование своего рабочего времени для того и нужно, чтобы добиться их в кратчайший и запланированный срок.

Не следует работать с утра и до глубокой ночи. Лучше разбейте свои цели на несколько блоков, решая их планомерно и стабильно. Этот продуктивный вариант эффективнее хаотичных действий. Более того, он поможет сохранить энергию под конец дня.

Отличным дополнением будет графа в списке, указывающая, на сколько процентов выполнен план. Она наглядно покажет ваш рост или, наоборот, упадок, скорректирует дальнейшие действия. Старайтесь не только выполнить ежедневный план, но и перевыполнить его хотя бы на малый процент. В результате вы справитесь не только с записанными в ежедневнике заданиями, но и дополнительными делами. Вам будет приятно замечать свою продуктивность в виде 150%, 170% и т.д.

Необходимая тишина

Многие люди даже не замечают того, что работают в неподобающих условиях. Шум телевизора или радио, голоса родственников и коллег мешают сконцентрироваться, тем самым снижая продуктивность. В итоге вы полны свежих сплетен и лишней информации.

Важные и срочные дела требуют чрезвычайной сосредоточенности. Поэтому тишина должна стать вашим верным спутником. Только так вы сможете достигнуть наилучшего результата.

Важность порядка

Успешные люди славятся порядком как в мыслях, так и на рабочем месте. Сложно работать за столом, на котором невозможно ничего найти из-за путаницы и беспорядка в документах. Ежедневно выделяйте несколько минут на уборку. Порядок сделает вас более организованным и значительно сэкономит время.

Рекомендуем выбросить устаревшие, бесполезные вещи, которые не принесут никакой пользы. Это поможет освободить рабочий стол. Помните, что каждая вещь должна иметь свое место. Канцелярские магазины в огромном количестве выпускают наборы и футляры для хранения. Как только вы наведете порядок, дела сразу пойдут вверх.

Прочь ненужные вещи

Бывают такие вещи, от которых сложно избавиться. Мы уговариваем себя, что когда-нибудь они принесут пользу, но этот момент никогда не настанет. Более того, уже давно доказано, что старые вещи и предметы быта полны негативной энергетики, пусть и убраны в дальний шкаф или на антресоль.

Обратите внимание не только на свой рабочий стол, но и пространство в доме или офисе в целом. Соберитесь с силами и выбросите все бесполезные вещи, которые хранятся на лучшие времена. Одежду можно отдать в детские дома или другим нуждающимся людям. В результате вы ощутите легкость, что послужит толчком для дальнейшего развития и осуществления намеченных дел.

Образ жизни

Любой вид спорта, будь то художественная гимнастика или плаванье, должен обязательно числиться в вашем ежедневном расписании. Даже обыкновенная зарядка повысит ваш тонус, и вы удивитесь результатам, если будете заниматься упражнениями регулярно.

Также рекомендуем отказаться от вредных привычек. Со временем здоровье укрепится, а объемы проделанных работ будут расти.

5 важных советов от Дэна Кеннеди

Кто такой Дэн Кеннеди и почему к нему стоит прислушиваться? Его по праву можно назвать успешным человеком, который на своем примере доказал важность времени. Сейчас он мультимиллионер и автор книг, где раскрыты секреты его богатства и статуса. Основные советы таковы:

1.Внимание на телефон. Безусловно, мобильные телефоны и прочие гаджеты полезны в повседневной жизни. Но стоит учесть, что они выступают не только помощниками, но и скрытыми врагами. Если вы заняты важным делом, приучите себя игнорировать звонки. Собеседник настойчив? В случае, когда причина разговора не является срочной, перезвоните в обеденный перерыв ли после работы.

2.Ограничьте деловые встречи. Некоторые люди считают, что беспрерывные деловые встречи приведут к успеху. Это не совсем так. Миллионеры всеми силами пытаются их ограничить. Старайтесь выполнять следующее:

• Сократите количество переговоров и встреч до самого минимума.
• Помните, что многие переговоры можно провести не только лично, но и удаленно. В этом случае помощь окажет телефон, скайп и другие онлайн-приложения.
• Говорите сразу же по делу и поставьте ограниченное количество времени на встречу. Формальные разговоры о погоде украдут драгоценные минуты.
• Активно пользуйтесь делегацией полномочий, если есть такая возможность.

3.Пунктуальность. Эта черта дисциплинирует вас и делает более авторитетным в глазах других людей. Требуйте от подчиненных своевременного прихода на работу. Не забывайте показывать пример своей персоной.

4.Любовь к спискам. Дэн Кеннеди подтверждает, что ведение ежедневника и составление списков просто необходимо. Каждый день мы сталкиваемся с огромным потоком задач, поэтому память может что-то упустить.

5.Необходимость каталогов. Вам следует приучить себя хранить важные отчеты или письма в хронологическом порядке, будь то папка на компьютере или распечатанный вариант. В случае необходимости вы всегда сможете найти необходимые документы.