«Всё сам» — не самая лучшая стратегия для начальника. Мы расскажем, как научиться отдавать работу, и каких вершин при этом можно достигнуть.
У каждого сотрудника есть определённый фронт работы, а также право и ответственность принимать решение на своём уровне. Делегирование полномочий – распределение работы между подчинёнными с тем, чтобы снять нагрузку с руководителя и позволить ему сосредоточиться на выполнении основных обязанностей и задач.
На ранних стадиях развития бизнеса основная роль в принятии решений и выполнении разного рода задач отведена руководителю. По мере развития бизнеса и роста компании увеличивается и объём работы, и один человек уже не может справляться с возложенными требованиями. Наёмных сотрудников нужно не только обучить азам работы, но и передать им часть своих обязанностей. Поговорим о том, как сделать это правильно.
Процесс делегирования полномочий
Часть обязанностей руководитель со временем передаёт наиболее компетентным сотрудникам, причём в дальнейшем процесс выполнения не контролируется слишком активно.
Чаще всего передают те обязанности, которые не требуют постоянного вмешательства руководителя, К ним относятся:
- Ежедневная, рутинная, мелкая работа.
- Незначительные и частные вопросы.
- Подготовительная работа.
- Специфические дела, характерная для определённых видов деятельности.
В то же время в компетенции руководителя остаются и не делегируются такие вопросы, как:
- Принятие решений.
- Постановка конкретных целей и выработка путей их реализации.
- Разработка политики компании.
- Решение задач повышенной ответственности, доверительного характера и особой сложности.
- Рискованные вопросы.
Процесс делегирования полномочий возможен лишь при условии взаимного доверия руководителя и подчинённых, в нормальной рабочей обстановке. Здесь недостаточно подписать приказ и уведомить сотрудников о том, что с завтрашнего дня у них появляются новые обязанности — процесс имеет длительный подготовительный период. Руководителю важно определить, какие из обязанностей и какому конкретному сотруднику он может передать. Необходимо учитывать личные амбиции и качества человека, его положительные и отрицательные черты. Нужно понимать, какие будут преимущества и какие могут возникнуть трудности или проблемы.
Важность процесса передачи полномочий заключается в том, что с непосредственного руководителя никто не снимает ответственность за то, что его работу (по сути) теперь будет выполнять другой человек. То есть начальнику необходимо подробно объяснить все нюансы предстоящей работы, контролировать правильность выполнения на первых порах, интересоваться, всё ли понятно. Ведь даже с рутинная, ежедневная работа, которая руководителю хорошо знакома и кажется простой, может оказаться сложной для исполнителя.
Принципы делегирования полномочий
Опытные руководители прекрасно знают о том, что новые полномочия должны быть немного сложнее тех, которые выполнял до сих пор сотрудник. Правильнее всего подготовить задание в письменном виде, чтобы у работника была возможность самостоятельно разобраться в нём, почувствовать себя более уверенным и испытать чувство удовлетворения от того, что ему доверяют и у него получается.
Какую цель несёт делегирование личных полномочий в организации? Распределение обязанностей позволяет снять лишнюю нагрузку с руководителя и дать ему возможность заниматься более важными делами, требующими непосредственного участия и принятия важных решений. Это относится, в первую очередь, к составлению стратегических планов развития компании в перспективе.
В качестве преимуществ распределения обязанностей выделяют серьёзную мотивацию к улучшению труда наиболее активных и деятельных сотрудников, постепенное их обучение и обеспечение карьерного роста.
Несмотря на очевидные преимущества, делегирование полномочий руководителем используется не в каждой компании. Управляющие по разным причинам избегают применять такой способ распределения обязанностей: некоторые сомневаются в том, что подчинённые достаточно компетентны и справятся с работой, другие руководители слишком недооценивают сотрудников, испытывают к ним недоверие. Есть начальники, которые боятся потерять власть и должность, а также опасаются, что их деятельность будет неверно истолкована вышестоящим руководством. Есть и такие, которые слишком амбициозны и не стремятся делится обязанностями, считая себя единственными, кто может сделать всё на должном уровне.
Принципы делегирования полномочий сводятся к максимальному освобождению руководителя от повседневной рутинной работы, которая является наименее квалифицированным трудом и при этом отнимает много времени. Задача начальника – наладить и организовать работу в коллективе и быть готовым отвечать за каждое принятое решение. Принцип «Если хочешь, чтобы было сделано хорошо – сделай это сам» является в корне неверным, поскольку руководителю не следует «распылять» энергию даром. Ему необходимо сконцентрировать усилия на выполнении более важных задач.
Делегирование полномочий руководителем может не давать видимого эффекта в том случае, если у исполнителя возникают сложности морального характера при выполнении обязанностей. Это происходит, если сотруднику предстоит принять решение о наказании за нарушение трудовой дисциплины или лишить надбавки, участвовать в разбирательстве нелицеприятных случаев с участием других сотрудников. Трудности могут возникнуть в случае, когда подчинённый не разделяет точку зрения непосредственного руководителя в решении определённых вопросов или не чувствует себя уверенным в правильности решения. Таким образом, новые полномочия сотрудника должны увязываться с полномочиями других сотрудников, чтобы обеспечить им комфортное взаимодействие друг с другом.
